Vakmanschap, kwaliteit van arbeid, teamreflecties

5.1 Trektocht Cosis 2020

In 2018 is een nieuw organisatiemodel Cosis 2020 ontwikkeld met als doel onze visie en de inrichting van onze organisatie beter op elkaar aan te laten sluiten. De focus ligt hierbij op grip voor de cliënt en de medewerker, met minder bureaucratie en controle en het bevorderen van samenwerken, leren en delen van kennis. Cosis2020 implementeren gebeurt langs zes ontwikkellijnen: CosisMedewerker, -Team en - Leidinggevende zijn gericht op persoonlijke -en teamontwikkeling. De CosisStandaard geeft duidelijkheid aan teams binnen welke kaders zij moeten werken en welke regelruimte zij hebben. CosisSupport geeft antwoord op hulpvragen. CosisOntwikkeling wordt vormgegeven via de CosisAcademie en is gericht op leren en ontwikkelen.

Voortgang programma Cosis 2020

De zes ontwikkellijnen hebben verschillende instrumenten opgeleverd. Deze instrumenten zijn grotendeels geborgd in de lijn.

We vinden het onder andere belangrijk dat nieuwe medewerkers een warm welkom krijgen en dat zij leren wat de werkwijze binnen Cosis is. Hiervoor zijn bijvoorbeeld medewerkerstrainingen en e-learnings ontwikkeld. Andere voorbeelden zijn:

De visualisatie van de CosisStandaard in de CosisAppel. Tijdens de trektocht biedt de CosisAppel ondersteuning bij het vastleggen van de voor het team geldende wet- en regelgeving en de regelruimte die het team hier zelf in heeft.
Schrap en Snapsessies, een instrument dat teams handvatten biedt om inzicht te krijgen in onnodige bureaucratie of te begrijpen waarom we zaken doen zoals we ze doen. Bekijk ook onderstaande video over de schrapsessies.

Cosis Overlegvorm (COV)
Teams die de trektocht gemaakt hebben werken met de Cosis Overleg Vorm (COV). Verbeterpunten en de acties daarop worden hierin vastgelegd; teams volgen de voortgang elke twee weken. De trektocht is een mooi begin van de transitie naar Cosis2020. Verdere verdieping en borging is nodig. In 2022 zijn we gestart met het nadenken hoe we hiervoor de CosisTrektochten gaan ververvolgen. In 2022 is driekwart van de teams op reis of op reis geweest. We streven ernaar om alle teams in 2023 de trektocht te laten afronden.

5.2 Een nieuwe digitale werkplek; Cosis 365

In 2021 is Cosis overgestapt op Microsoft 365. Aan kunnen sluiten bij de snel veranderende digitale wereld maakt dit nodig. We liepen hierbij wel tegen een aantal problemen aan waardoor het nieuwe systeem door medewerkers als gebruiksonvriendelijk werd ervaren. Daarom is in januari 2022 het project Jouw Digitale Werkplek gestart. Dit project heeft als belangrijkste doel alle medewerkers goed, prettig en veilig met de functionaliteiten van Microsoft 365 te laten werken, passend bij hun rol en hun werkprocessen. In dit project staan de gebruikers centraal en is de rol voor techniek faciliterend en ondersteunend. Ook waren er digi-coaches beschikbaar om medewerkers te ondersteunen.

Met MS-teams willen we onder andere bereiken dat teamgenoten gemakkelijker samen kunnen werken. Dat collega's die aan een onderwerp verbonden zijn, gemakkelijk met elkaar kunnen chatten en gelijktijdig in bestanden werken. De overvolle mailboxen moeten binnen korte tijd tot het verleden behoren.

Wat fijn dat onze samenwerkbestanden makkelijk direct in het team te vinden zijn, Dit maakt samenwerken als team echt makkelijker en Ik kende teams al van digitaal overleggen en de chat. Er kunnen ook allerlei apps gebruikt worden in Teams!

Auteur: MS Teams gebruikers

5.3 Teamreflecties

Elk jaar vragen we teams om terug te kijken op de afgelopen periode en te reflecteren op hoe zij de professionele relatie tussen henzelf en cliënten hebben vormgegeven. Wat zijn daarin succesvolle werkwijzen en waar zit er nog ruimte voor verbetering?

Er zijn ca. 40 teamreflecties binnengekomen. Geen overweldigend aantal; toch zien we een aantal vaker genoemde sterke punten en aandachtspunten. Ook noemen we hier een paar incidenteel geplaatste opmerkingen die heel praktisch invulling geven aan verbetering van de dienstverlening. We hebben geen uitsplitsing naar zorgtype gemaakt.

Tot slot hebben twee teams behoefte aan meer aandacht voor de positieve dingen die er gebeuren.De uitkomsten van het MBO en deze teamreflecties sluiten op elkaar aan. Ook is er een link met de exitgesprekken. Lees hierover meer bij paragraaf 5.5 en 5.6.

Procesverbetering
Vanuit de teams komt ook regelmatig de vraag waarom er teamreflecties aangeleverd moeten worden. De uitvraag overvalt hen vaak, het format roept weerstand op. Teamreflecties doen teams in de eerste plaats voor zichzelf: terugkijken en stilstaan bij goede en heftige ervaringen. Het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg hecht er veel waarde aan. We willen ervoor zorgen dat teamreflectie meer bij het gewone werkproces gaat horen. Teamreflectie maakt ook onderdeel uit van de Cosis Trektochten voor teams als Teammetersessies. In 2023 gaan we onderzoeken hoe we beide instrumenten aan elkaar kunnen verbinden voor alle teams binnen Cosis.

5.4 De invloed van corona in 2022

In 2022 speelde corona gelukkig niet meer zo’n grote rol als in het voorgaande jaar. We kregen nog wel te maken met enkele vaccinatierondes en een korte opleving in de zomer, maar er waren geen grote uitbraken meer. Als er op een locatie corona is weten we wat we moeten doen. Beperkende maatregelen met vergaande gevolgen zijn gelukkig niet meer nodig geweest. In de zomer van 2022 had corona nog wel invloed op de personele bezetting van de zorgteams binnen Cluster Wonen. Hierdoor hebben collega's extra diensten gedraaid om andere locaties en is veel PNIL ingezet. Hierdoor heeft in deze periode de continuïteit van de begeleiding extra onder druk gestaan.

Vaccinatiecampagnes
Begin 2022 hadden we te maken met de boostercampagne. Net als in de samenleving zien we bij de collega’s en cliënten wel een afnemende motivatie voor het halen van herhaalprikken. In 2022 is er vanuit Cosis namens de zorgsector deelgenomen aan een projectgroep van GGD Drenthe om het vaccinatieproces in die provincie beter te laten verlopen.

Hoe verder na corona
Corona had duidelijk minder invloed op het dagelijks leven. Er was ook weinig animo meer voor het gesprek erover. Zoals dat in 2021 wel gevoerd is met cliënten en medewerkers. Ook is er minder blijvend veranderd in werkwijzen dan verwacht werd. Online overleggen is wel gebleven en gaat ook niet meer weg. En dat geldt ook voor het bewust kiezen van thema’s waaraan je aandacht wilt geven. De coronatijd heeft ons geleerd dat het meer focus en prioritering aan te brengen echt helpt om meer voortgang te boeken en doelen te bereiken.

5.5 Werven van personeel, terugdringen van verzuim en uitstroom

Net als voor collega-zorgorganisaties is het voor Cosis niet eenvoudig om nieuwe medewerkers te vinden. Toch zijn we erin geslaagd om voldoende nieuwe collega’s aan ons te binden. Daarnaast is de uitstroom van medewerkers hoger dan we gewend zijn. De arbeidsmarkt is en blijft dynamisch, reden genoeg om hier veel tijd en energie in te stoppen.

Wat we doen in het werven van nieuwe medewerkers

We werken zowel online als via werving events hard aan de naamsbekendheid en het imago van Cosis als aantrekkelijke werkgever.
We werken onder andere nauw samen met het UWV, scholen, gemeentes, lokale media.
We ontwikkelden samen met externe partners een nieuw opleidingstraject voor niveau 2. Het gaat hierbij om functies als helpende, facilitair medewerker en vervoersbegeleider.
We presenteren ons op de regionale banenmarkten, waarbij de ervaringsdeskundigen LVB samen met de recruiters de Cosiskraam bemensen.
We zorgen voor een warme en respectvolle benadering van mogelijke nieuwe medewerkers.

Grip op uitstroom

De dynamiek op de arbeidsmarkt raakt de hele zorgsector, ook Cosis. Terwijl onze wervingscampagnes succesvol zijn, stromen ook veel medewerkers uit. Meer dan we in het verleden gewend zijn geweest. Daarom hebben we onderzoek gedaan naar de redenen van vertrek en hoe we ongewenste uitstroom kunnen beperken.

Cijfers over de periode 2022:

796 medewerkers uit dienst
16,7 % uitstroom (gemiddelde percentage alle organisaties in de gehandicaptenzorg 2^e kwartaal was 20%, bron cbs). Ter vergelijking: in 2021 was onze uitstroom nog 14,3%.

Bij vertrek krijgen de medewerkers een vragenlijst toegestuurd. De meest genoemde redenen om bij Cosis te vertrekken zijn:

Ontwikkelmogelijkheden
Werkinhoud
Arbeidsvoorwaarden
Werkdruk
Planning en tijd

Bij de open vragen benoemen medewerkers dat ze:

vertrekken omdat ze onvoldoende waardering voelen.
ervaren onvoldoende te worden gezien (ook in uitdaging op kennis en specialisme) door hun leidinggevende.
een onbalans ervaren in de verhouding tussen cliënttijd en administratie.

Bij de analyse zien we verschillen tussen de clusters, die daarmee ook een eigen aanpak op uitstroom vragen. Ook zien we dat de meeste medewerkers die vertrekken in functieschaal 30 beloond worden. De gemiddelde diensttijd van medewerkers die uitstromen is korter dan 5 jaar, binnen cluster wonen is dit zelfs korter dan een jaar. Daarbij maakt het geen verschil of medewerkers vast of een tijdelijk dienstverband hebben.

De OR heeft zijn zorgen rondom onder andere de redenen van uitstroom uitgesproken. Cosis gaat in samenspraak met de ondernemingsraad (OR) meedoen aan een onderzoek naar arbeidsvoorwaarden binnen de zorg. In het tweede kwartaal van 2023 zullen de clusters hierin meegenomen worden.

Verzuim en inzetbaarheid

Het verzuimpercentage voor 2022 (gem. 8,46%) is gestegen ten opzichte van 2021 (gem. 8,18%), waar het verzuimcijfer vorig jaar constanter was, zijn er in 2022 meer pieken en dalen te zien. De stijging heeft verschillende oorzaken, voornamelijk op het gebied van psychisch verzuim, zowel werk als privé gerelateerd en de combinatie hiervan. Om hier extra aandacht voor te hebben, wordt er een aantal praktische handvatten voor medewerkers en leidinggevenden ontwikkeld. Deze handvatten helpen om preventief met een disbalans aan de slag te gaan. De middelen waar we al mee werkten zullen extra aandacht krijgen in 2023. Het doel is een medewerker meer grip te geven op herstel van zijn/haar balans. Denk bijvoorbeeld aan Lab of life, de inzet van coaches of mogelijk externe psychologen.

De aanpak voor inzetbaarheid in 2022 heeft zich vooral geconcentreerd op de omgang met verzuim en de verzuimondersteuning. Het doel is om re-integratie na verzuim zo optimaal mogelijk te laten verlopen. We richten ons zowel op het trainen van medewerkers en leidinggevenden in onze visie op verzuim, als op het adequaat volgen van het verzuim van medewerkers. Hiervoor hebben we net als in 2021 gebruik gemaakt van verzuimadviseurs. In 2023 hebben we extra aandacht voor preventief handelen op verzuim

5.6 Medewerkers Belevings Onderzoek 2022

Het responspercentage ligt iets lager dan bij het vorige MBO (2020), maar ziet er goed uit in vergelijking met het branchecijfer. De trotspunten zijn in vergelijking met 2020 niet veranderd. Collega's vinden het nog steeds fijn om met elkaar te werken. Als hoogst scorend verbeterpunt staat weer genoemd Communicatie (54,6% tegen 41,7 % in 2020). Ten opzichte van het vorige MBO uit 2020 zien we ook nieuwe verbeterpunten: werkdruk (45,4%) en leidinggeven (21,2 %) op de tweede en de derde plaats. Teams bespreken samen de uitkomsten van hun MBO. Zijn ze herkenbaar? Wat zijn de oorzaken voor de pijnpunten en wat zijn de goede ervaringen? Wie heeft vergelijkbare ervaringen? Kun je je voordeel doen met ervaringen van collega's? Uiteindelijk volgen hieruit gezamenlijke acties. Ieder kwartaal wordt op organisatieniveau per cluster gedeeld wat de status is zodat we samen zicht houden op de opvolging van het MBO.

De uitkomsten laten ook tegenstrijdigheden zien. Daar waar bij werving nadrukkelijk wordt ingezet op een warm welkom en waardering voor de nieuwe collega, is het zich onvoldoende gewaardeerd voelen een belangrijke reden voor vertrek. Cosis is een ontwikkelingsgerichte organisatie met een uitgebreid aanbod van trainingen en scholingsmogelijkheden. Toch is het ontbreken van ontwikkelmogelijkheden de meest genoemde reden voor vertrek. Dit jaar hebben we de nodige interventies voorbereid, die we in 2023 zullen gaan inzetten. Het gaat dan juist om de ontwikkelmogelijkheden, werkinhoud/werkdruk en planning/tijd, arbeidsvoorwaarden (meer uren werken, transparante inschaling van functies etc.) en grip houden op de ongewenste uitstroom.

5.7 Vrijwilligers

Mede dankzij vrijwilligers is het voor onze cliënten mogelijk een zo gewoon mogelijk, zinvol bestaan op te bouwen. Het werk van vrijwilligers is aanvullend en ondersteunend aan dat van de professional. Vrijwilligers gaan er op uit met cliënten, bezoeken hen en/of doen praktische klusjes. Klik hier voor meer informatie over vrijwilligers bij Cosis.

Het vrijwilligersbestand is afgelopen jaar met 9% verder gekrompen naar een totaal van 940 vrijwilligers. Oorzaken daarvan kennen we nog niet, het zou eraan kunnen liggen dat de vrijwilligers ouder worden en daardoor geen vrijwilliger meer willen zijn. Werving van nieuwe vrijwilligers zal komend jaar hét thema zijn waar we mee aan de slag gaan.

5.8 Opleidingsprofielen en medewerkers-competentieprofielen

De in 2021 ontwikkelde opleidingsprofielen zijn in 2022 geïmplementeerd. Dat betekent dat bijna alle medewerkers binnen Cosis nu een gepersonaliseerd opleidingsprofiel hebben geactiveerd. In dit opleidingsprofiel ziet de medewerker in een oogopslag welke opleidingen voor hem of haar nodig zijn om te volgen (in de basis), en welke opleidingen aanvullend te volgen zijn ter verdieping en verbreding van de kennis. Dit alles is toegespitst op de persona waar de zorgmedewerker mee werkt. In het geval van ondersteunend personeel is er een aangepast profiel opgesteld toegespitst op de bijbehorende taken.

5.9 Ontwikkelingen binnen het Cosis Expertise Centrum (CEC)

Verpleegkundige zorg binnen verblijfslocaties

In 2021 zijn we gestart met het organiseren van verpleegkundige zorg binnen Cosis. Inmiddels is er een vakgroep verpleegkundigen actief. Zij helpen en scholen begeleiders bij het geven van verpleegkundige zorg en zijn betrokken bij de beleidsvorming en het ontwikkelen van werkinstructies. Zo is er in 2022 de kwaliteitsscan verpleegkundige zorg ontwikkeld.

Hiermee kan per locatie in beeld gebracht worden hoe de kwaliteit van de medisch verpleegkundige zorg is en hoe deze verbeterd kan worden. Steeds duidelijker blijkt dat er in een behoefte wordt voorzien; zeker met steeds ouder wordende cliëntgroepen en overwegend agogisch opgeleide begeleiders. Het is als het ware een inhaalslag waardoor handelingsverlegenheid verminderd wordt.

Apothekerszorg op maat, maar wel centraal gecoördineerd

De afgelopen jaren bleek het lastig grip te krijgen op de apotheekzorg. Cosis wil regionaal werken, met regionale partners, maar in de samenwerking met apothekers werden dit wel heel veel partijen met vele verschillende werkwijzen. Dit speelde vooral in de regio Groningen. In 2022 heeft Cosis kwaliteitseisen geformuleerd voor de apothekerszorg.

Er bleek behoefte aan een overkoepelende coördinerende apotheek. Deze is gevonden in de UPLUS-apotheek. Het is de bedoeling, dat zij de contacten met de lokale apotheken onderhouden en de kwaliteitsstandaard bewaken. Er is een start gemaakt om met alle partijen tot werkbare afspraken te komen. In mei van 2023 moet duidelijk zijn of dit lukt.

Inzet artsen VG

In 2022 zijn we begonnen met een slimmere inzet van de artsen van Cosis, omdat er te weinig artsen VG beschikbaar zijn. Er is een werkwijze ontwikkeld die veel efficiënter is, alle betrokken partijen meer voldoening geeft en tegelijkertijd de kwaliteit op peil houdt.

Vooral voor de laatste twee categorieën locaties is volop geëxperimenteerd. De locaties behorende tot de midden categorie zijn bijvoorbeeld gaan werken met geclusterde medische MDO's. Het organisatorisch voordeel is minder versnippering in tijd en veel minder reistijd.

Voor de locaties in de derde categorie worden regiospreekuren gehouden, waarbij cliënten naar de arts toekomen. Hiervoor zijn regionale behandelruimtes ingericht. Ook hier betekent dat een vermindering van kostbare reisbewegingen van een schaarse beroepsgroep.

De Cosis Poli

De Cosis Poli heeft na een lange aanloopfase meer vorm gekregen in 2022. Het Cosis Expertise Centrum herbergt een schat aan kennis op tal van disciplines. De Cosis-Poli helpt mensen met een verstandelijke beperking of een vermoeden hiervan bij het stellen van een diagnose. Ook behandelingen voor deze doelgroep behoren tot de mogelijkheden.

Met de Cosis Poli kunnen we onze kennis inzetten voor onze eigen cliënten zonder behandelindicatie en voor mensen van buiten Cosis. De focus ligt vooralsnog op volwassenen. De uitdaging voor 2023 wordt de bezetting en het kostendekkend maken van deze dienst.

Een verhaal uit de praktijk over 'Transitieliedjes'

Klik op 'toon meer'.

Binnen de expertisecentra van Cosis maken veel begeleiders en behandelaren gebruik van transitieliedjes, vanwege de voorspelbaarheid in overgangssituaties en de structuur die dit biedt. Onzekerheid, angst en probleemgedrag zien we vaak bij onze cliënten wanneer ze van de ene naar de andere activiteit gaan. Overgangen brengen veel onvoorspelbaarheid met zich mee wanneer je weinig van de wereld om je heen begrijpt.

Liedjes worden ingezet om deze overgangen beter te laten verlopen. Een voorbeeld: De kinderen zitten in de kring. De begeleiders willen een volgende activiteit starten. Ze beginnen te zingen: ‘’ ’tis tijd tralala, ‘tis tijd tralala, wij ruimen alles op ja ja‘. Een aantal kinderen staat spontaan op en beginnen hun stoel naar de tafel te duwen.

Dat was namelijk het opruimliedje, wat zij hebben gekoppeld aan het opruimen van speelgoed en het terugzetten van de stoelen. Het liedje is voorspelbaar, heeft een vaste duur en wordt consequent gezongen wanneer een activiteit eindigt.

De muziektherapeut vertelt: vertelt: “Ik zou graag een eenduidige visie en werkwijze ontwikkelen rondom de inzet van transitieliedjes. Een belangrijk onderdeel daarvan is transitieliedjes een standaard onderdeel te maken van de totale communicatie. Daarnaast heb ik de grote wens om trainingen te ontwikkelen, met de focus op waarom en hoe transitieliedjes werken en hoe we dit het beste kunnen implementeren binnen Cosis. Goede scholing is essentieel om te zorgen voor een effectieve inzet van transitieliedjes en om dit ook vast te kunnen houden.” Op dit moment ligt er een aanvraag bij de KIO-raad om deze trainingen te mogen ontwikkelen. Inzet van transitieliedjes is niet alleen zinvol bij kinderen. Ook onze volwassen cliënten kunnen er mee geholpen zijn.

Een verhaal uit de praktijk over 'Vakgroep Dier'

Klik op 'toon meer'.

In 2019 is er binnen Cosis een pilot gestart om te onderzoeken wat dieren voor onze cliënten kunnen betekenen. Dit bleek zo succesvol en cliënten zo gemotiveerd dat is besloten om de inzet van dieren te blijven aanbieden. Hiervoor is de Vakgroep Dier opgericht. De Vakgroep Dier biedt inzet van met name honden in Groningen en Drenthe. Onze dierhandlers zijn opgeleide professionals, en ook de honden zijn opgeleid en uitgebreid gekeurd. Op deze manier verzekeren wij ons ervan dat de kans op incidenten zo klein mogelijk is, maar ook dat onze honden zelf ook plezier beleven aan het werk dat ze doen.

Diereninzet is erg veelzijdig. Er wordt bij elke aanvraag gekeken hoe een dier ingezet kan worden om de specifieke hulpvraag van deze client te beantwoorden. Vakgroep Dier maakt een onderscheid in ‘therapie’ en ‘activiteiten’. Het belangrijkste verschil is dat de therapeutische inzetten een duidelijk (therapie)doel hebben, en daarmee ook een kop en een staart. Je kunt hierbij denken aan doelen als grenzen aangeven, weerbaarheid vergroten, impulsiviteit verkleinen, conditie verbeteren, initiatief vergroten, rouwverwerking, angsten overwinnen en nog heel veel meer.

Cliënten geven zelf aan dat het met een dier veilig voelt en niet veroordelend. Het oprechte en positieve contact vanuit het dier wordt als erg waardevol ervaren. Hierdoor zien cliënten vaak erg uit naar de inzet, en zijn ze gemotiveerd. Dat helpt weer om doelen te halen. Ook zien we vaak veel mooie bijwerkingen, bijvoorbeeld verbetering van het zelfbeeld. Dierinzetten worden gegeven door iemand die ook daadwerkelijk therapie mag geven en gaan altijd onder de verantwoordelijkheid van een hoofdbehandelaar (GW’er). Ze kunnen worden bekostigd uit de indicatie van de client, mits deze ook behandeling in de indicatie heeft zitten. Voor inzet van een dier voor activiteiten kun je bijvoorbeeld denken aan gezelligheid, contact maken met anderen, ontspanning, beweging, eenzaamheid verminderen, etc. Deze inzetten worden bekostigd door de cliënt of de locatie zelf.

In het onderstaande gedicht geeft een van onze cliënten heel mooi aan hoe zij diereninzet heeft ervaren.

5.10 Cosis Innovatie Platform en KIO-raad

Vernieuwen en verbetering door middel van innovaties in de zorg vinden we belangrijk. Om de kwaliteit van leven van cliënten op peil te houden en hun zorg – en ondersteuning te verbeteren of veranderen werken we samen met kenniskringen, onderzoek en (zorg)praktijk. Dit doen we onder de noemer: Cosis Innovatie Platform.

Het innovatieplatform wordt ondersteund door de KIO-raad. KIO staat voor Kennis, Innovatie en Onderzoek. De KIO-raad bestaat uit een afvaardiging vanuit alle clusters. Zij hebben als taak het toetsen van binnengekomen aanvragen vanuit heel Cosis en adviseren hierover aan de directie.

De aanvragen worden getoetst op maatschappelijke relevantie, aansluiting bij de (innovatie) strategie van Cosis, maatschappelijk betaalbaarheid en schaalbaarheid. Zij beoordelen ook welke kennisstructuren, innovaties en onderzoeken de grootste meerwaarde hebben. Ook volgen zij wat de voortgang is en gebruiken we de kennis uit de zorgpraktijk en uit onderzoek, zodat de cliënt er beter van wordt.

In 2022 ondersteunde de KIO-raad diverse zorginnovaties op het versterken van netwerken (in- en extern), het verbeteren van de leefstijl/leefomgeving en de inzet van zorgtechnologie. Dit waren onder andere:

Ouder- kindprogramma GRIP
Assen Bloeit
LEEV!
Zorg voor de toekomst
Inzet ervaringsdeskundigen LVB
Leefstijl inspiratieboxen
Agressieregulatie behandeling middels Virtual Reality)

5.11 Interne kwaliteits-en veiligheidsaudits

Een van de manieren om de kwaliteit van zorg te bewaken en verbeteren is de inzet van het intern auditprogramma. De medewerkers die zo’n audit doen (auditoren) verzamelen gegevens over meerdere onderwerpen waar cliënten direct mee te maken hebben. Ze kijken wat goed gaat en wat beter kan en bespreken dit met de medewerkers.

De interne auditoren hebben in 2022 veel gesprekken gevoerd, waarbij hen opviel dat er vol passie en energie werd verteld over de werkzaamheden binnen de locaties. Trotse medewerkers die de cliënten centraal stellen.

Wat de interne auditoren verder hebben opgemerkt:

De Cosis Trektocht brengt positieve veranderingen binnen de teams.
De Cosis Overleg Vorm wordt ervaren als positief instrument.
Binnen Werk, Dagbesteding en Leren staan de ontwikkeling en hulpvragen van de cliënten centraal.
De inzet van de Key users heeft een positieve invloed op de registraties in ONS.
De bewustwording rondom het inzetten van maatregelen (Wzd) is vergroot binnen de organisatie. Wel is het tijdig registreren en evalueren van de maatregelen een punt van blijvende aandacht.
Wisselingen van leidinggevenden en personele tekorten zorgen nog steeds voor uitdagingen binnen de teams.
Uit het audit onderwerp medicatieveiligheid komt een wisselend beeld naar voren. Daar waar de aandachtsfunctionaris zijn rol goed kan uitvoeren gaat het beter met de medicatieveiligheid.
Het Zenya incident-meldsysteem wordt als bewerkelijk en niet ondersteunend ervaren door de medewerkers van locaties. Monitoring op incidentmeldingen per locatie wordt niet adequaat uitgevoerd. Het ontbreekt aan bekendheid over hoe deze data gefilterd kunnen worden.
De organisatie van de bereikbaarheidsdiensten vraagt om adequatere inrichting. De aanpak vereist een geformaliseerde structurele aanpak.

De genoemde audits leveren naar de locaties directe verbeteracties op. Bij concrete acties kunnen verbeteringen snel worden doorgevoerd.De uitkomsten van de audits worden ook besproken met de eigenaren, clusterdirecteuren en RvB. De meeste aanbevelingen worden herkend en opgepakt door de eigenaren. De opvolging werd in 2022 door Concern Control gemonitord. In 2023 zal dit anders ingericht gaan worden. Het verbeterregister in Zenya is inmiddels in gebruik genomen, de eerste verbeterpunten zijn hierin opgenomen. Hiermee hopen we meer zicht te krijgen op de Cosis brede verbeterpunten en de opvolging daarvan.

5.12 Externe audit DEKRA

In september bezochten twee auditoren van DEKRA een aantal locaties van Cosis voor de jaarlijkse audit. De auditoren hebben zich in alle gesprekken zeer welkom gevoeld.

Positieve punten uit de DEKRA-audit zijn

Een teamoverleg in de structuur van de Cosis overleg vorm (COV) ervaren de auditoren als zeer waardevol.
De organisatie is transparant over haar resultaten vanuit het cliëntervaringsonderzoek (Cliënten over kwaliteit).
In meerdere gesprekken kwam terug dat de benadering zich richt op de wens van de cliënt en op het kunnen bieden van perspectief.
Maatwerk voor de cliënten, doordat de cliënten mee kunnen draaien binnen verschillende groepen. En opleidingsmogelijkheden voor cliënten.
Er wordt bewust omgegaan met positieve gezondheid/leefstijl. Bijvoorbeeld in de begeleiding van cliënten die zelfstandig koken (via kookgroepjes laten zien/proeven dat gezond koken ook lekker is).

Aandachtspunten uit de DEKRA-audit zijn

Op de medicatiekaart in ONS wordt soms verwezen naar algemene afspraken/afspraken elders op papier. Mogelijk kan ook die informatie een plek krijgen in het automatiseringspakket. Niet alle mogelijkheden van het nieuwe digitaal medicatieregistratiesysteem worden al gebruikt.
Het opnemen van een foto van de cliënt bijvoorbeeld verkleint de kans op vergissingen.
Door de opzet van de huidige meldingsformulieren te evalueren zou je kunnen beoordelen of het registreren en analyseren efficiënter kan.
Er liggen nog kansen voor de gehele organisatie in het versterken van de clusteroverstijgende samenwerking, waarbij de begeleiding en zorg aan de cliënt centraal staat

DEKRA noemt twee tekortkomingen

De opslag van medicatie in de koelkast voldoet niet altijd aan de veilige principes in de medicatieketen. Dit bleek onder andere uit het toegankelijk zijn van medicatie door onbevoegden (niet in afgesloten ruimte of op slot) en het niet beheersen van de temperatuur (thermometer ontbrak).
Tijdens een steekproef in de cliëntendossiers op een locatie is gebleken dat er een achterstand is in het evalueren van maatregelen die in het kader van de wet Zorg & Dwang opgesteld zijn. Dit is niet in overeenstemming met de geldende wetgeving. Het opgestelde verbeterplan is goedgekeurd door DEKRA, zij zullen tijdens de volgende audit toetsen of de maatregelen doeltreffend zijn geweest.