Kwaliteitsrapport en visitatie

Reacties van de Ondernemingsraad, De Centrale Cliëntenraad en de visitatiecommissie

6.1 Reacties van de Ondernemingsraad en de Centrale Cliëntenraad

De reactie van de ondernemingsraad (OR)

De ondernemingsraad vindt het rapport goed leesbaar geschreven en herkent Cosis erin. De OR leden vinden het goed dat er ook benoemd wordt wat beter kan, er worden niet alleen ‘mooie verhalen’ verteld.

Punten waar de OR blij mee is:

De goede cijfers die cliënten en verwanten Cosis geeft in cliënt-ervaringsonderzoek CoK,
De ontwikkelingen in de zorgtechnologie,
Dat Cosis zorgt voor beroepsopleidingen voor cliënten.

Punten waar de OR zich zorgen over maakt:

Het grote verloop onder medewerkers.
Vanuit het medewerkersbelevingsonderzoek het signaal over onvrede van medewerkers over leidinggevenden. De OR vraagt zich af of er genoeg zicht is op het functioneren van leidinggevenden. Een tip die de OR geeft: laat leidinggevenden ook feedback aan hun medewerkers vragen. Ook spreken zij van een kloof tussen leidinggevenden en medewerkers en van onduidelijkheid in de rol van de teamcoördinator en de leidinggevende.
De OR geeft aan dat Werken, Dagbesteding en Leren (WDL) in Drenthe en Groningen nog verschillend is georganiseerd, onder andere op het gebied van trajectcoaches. Het zou goed zijn om dit meer gelijk te trekken.

Tips van de OR:

Besteed veel aandacht aan het boeien, binden en behouden van medewerkers. Aandacht voor beloning, regie op het eigen rooster, communicatie over en betrokkenheid bij veranderingen zijn daarin belangrijk. Een goed middel hiervoor zijn de jaargesprekken.
Personeel niet in loondienst (pnil) kost veel geld, dit zoveel mogelijk terugdringen.
Bedenk niet te snel oplossingen en nieuwe regels voor problemen, maar bespreek deze eerst goed met elkaar. Misschien is een nieuwe regel helemaal niet nodig.
Aandacht voor communicatie; de open en transparante manier van communiceren van de directeur van cluster Wonen is een mooi voorbeeld van hoe het kan.
Zorg ervoor dat de invoering van werken met MS Teams goed begeleid wordt.

De reactie van de centrale cliëntenraad (CCR)

De CCR leden herkennen Cosis in het rapport. Ze vertellen dat het enthousiasme en de passie van de medewerkers goed terug is te lezen. Ook het grote aantal onderwerpen en terreinen waarop Cosis actief is, herkennen ze en verrast hen soms ook. Ze lezen ook nieuwe dingen. De CCR leden vinden het rapport goed leesbaar. Zij vinden de openheid en transparantie die Cosis laat zien in dit rapport iets om trots op te zijn.

Punten waar de CCR blij mee is:

Aandacht en ruimte voor medezeggenschap en inspraak.
Het maatwerk in de begeleiding, cliënten krijgen de zorg die bij hen past.
De hoge cijfers die gegeven zijn in het cliënt-ervaringsonderzoek CoK.
Communicatie tussen cliënten en medewerkers (er is veel aandacht voor)
De pilot met opleidingen waarbij je een diploma kunt halen; de opstap naar verder leren of betaald werk.
De inzet van kantoorpersoneel bij Pakketje werk.
Leren van incidenten, in plaats van ze als bedreigingen te zien.

Punten waar de CCR zich zorgen over maakt:

Begeleiders brengen veel tijd door achter de computer. Er is minder tijd voor direct contact.
Koffiekamers/huiskamers sluiten bij gebrek aan begeleiding.
De CCR leden maken zich zorgen over het hoge ziekteverzuim en de hoge uitstroom. Zij vinden net als de OR de redenen voor hoge uitstroom zorgelijk; onder andere onvoldoende waardering en onvrede over de manier van leidinggeven.
Er is veel aandacht voor medezeggenschap, maar het is lastig om hier met name verwanten voor te krijgen. Wat kunnen we doen om dit te promoten/ aantrekkelijk te maken?

Tips van de CCR:

Blijf altijd de cliënt centraal blijven stellen, dus laat cliënten in een situatie blijven die voor hen prettig is. (Voorbeeld: Voor veel cliënten is het zelfstandig huren van een woning een stap te ver. Ze worden er onrustig van en functioneren minder. ‘Dan heb ik daardoor weer meer begeleiding nodig.’)
Blijf de medezeggenschap promoten. Zorg voor opvolging en zorg dat mensen er enthousiast aan beginnen.
Bij de cliënt centraal stellen hoort ook waardering voor de medewerkers. Dit zou veel beter kunnen en dan ook kijken wat verwanten hierin kunnen doen.

6.2 Reacties van de visitatiecommissie

We hebben aan medewerkers van collega-instellingen en medewerkers van Cosis gevraagd te reageren op het kwaliteitsrapport. We wilden graag weten wat hen opviel in positieve zin en welke verbeterpunten zij zien voor Cosis.

De visitatiecommissie bestond uit:

Hilda Mulder (De Zijlen)
Hilly de Klein (Ambiq)
Christiaan de Groot-van Keijzerswaard (’s Heerenloo)

Vanuit Cosis waren aanwezig:

Gerald Mulder
Arjen Meidam
Mirjam Veldhuis
Inge Koning

De aanwezigen kennen Cosis op verschillende manieren; uit samenwerkingsverbanden of als (oud)werknemer. Zij herkennen Cosis in het rapport.

Een aantal algemene opmerkingen:

Het rapport is duidelijk en laagdrempelig geschreven.
De samenwerking met ketenpartners, het ‘naar buiten met buiten’ komt duidelijk naar voren.
De gedrevenheid en de manier waarop Cosis zichzelf laat zien zijn inspirerend.
Wat heeft Cosis ondanks corona veel gedaan! Jullie werken hard, zien kansen en pakken deze ook.

Waar Cosis trots op mag zijn volgens de leden van de visitatiecommissie:

Het Cosispanel, wat mooi om zo vanuit verschillende kanten feedback te verzamelen,
De inzet van ervaringsdeskundigen,
De manier waarop medezeggenschap van cliënten op locaties is georganiseerd,
De brede doelgroep die Cosis bedient,
De aandacht voor duurzaamheid,
Het kritisch naar jezelf willen kijken.

Waarin Cosis zou kunnen verbeteren volgens de leden van de visitatiecommissie:

De wachtlijsten op de kinderdagcentra (kdc). De kdc’s van Cosis zijn uniek in behandelsoort, logisch dat ouders zich zorgen maken om de wachtlijsten.
Meer samenwerking met collega-organisaties zoeken rondom het werven en scholen van medewerkers.
Nog meer ‘het echte verhaal’ ophalen; hoe ervaren medewerkers op de werkvloer Cosis?
Cosis doet veel, maar zorgt dat niet juist voor grotere werkdruk? Wordt er voldoende geprioriteerd?
Als reden om als werknemer Cosis te verlaten wordt onder andere ontevredenheid over de leidinggevende genoemd. Dit komt mogelijk door het grote aantal locaties die een leidinggevende in zijn/haar pakket heeft. Heb hier aandacht voor.
Cosis gebruikt wel erg veel termen waar ‘Cosis…’ voor staat (bijvoorbeeld Cosisoverlegvorm, Cosisreis), dit voelt bijna als een ‘overcosis’.
Aandacht voor het gebruik van zorgtechnologie bij ambulante ondersteuning. Het zou de werkdruk kunnen verminderen. Daarnaast aandacht voor het informeren van ambulant begeleiders over een onderwerp als zorgtechnologie.

Adviezen voor Cosis:

Zorg er steeds voor dat nieuwe medewerkers getraind worden in programma’s als elektronisch cliëntdossier ONS.
Zorg ervoor dat op elke locatie een A4 hangt met naam en foto van de cliëntvertrouwenspersonen en zorg ervoor dat zij tijd hebben om op de koffie te gaan bij locaties. Dit zorgt voor meer bekendheid.
Zorg ervoor dat elke medewerker de kans krijgt zich te ontwikkelen.
Als de verdeling in verantwoordelijkheden tussen leidinggevenden en teamcoördinatoren verschuift doordat de leidinggevende meer op afstand is, zorg dan dat dit voor medewerkers duidelijk is. Dan weten ze bij wie ze terecht kunnen en voelen ze zich meer gesteund. Pas dit dan ook aan in protocollen.
Heb aandacht voor de arbeidsvoorwaarden, die moeten in ieder geval niet minder zijn dan bij collega-organisaties. Dit om te voorkomen dat medewerkers ‘overstappen’ omdat de arbeidsvoorwaarden ergens anders beter zijn.
Benoem in een volgend kwaliteitsrapport de samenwerkingspartners van Cosis duidelijker, want dat zijn er veel en ze zijn heel belangrijk.
De grootte van Cosis kan een nadeel zijn, maar je kunt het ook in je voordeel laten werken. Bijvoorbeeld door meer specialisten zoals logopedisten en orthopedagogen op te leiden dan je zelf nodig hebt, zodat andere organisaties hiervan kunnen meeprofiteren. Je kunt als grotere partij ook een rol spelen in het maatschappelijk debat over de kwaliteit van de zorg.

We danken de OR, CCR en visitatiecommissie voor hun waardevolle reacties! We zijn blij met de tips die zij ons gegeven hebben en gaan onderzoeken welke hiervan we kunnen meenemen in de komende jaren. In het volgende kwaliteitsrapport komen we hierop terug.