5 Verslag Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht (RvT) is het toezichthoudende orgaan van Cosis en bestaat uit zeven leden. De RvT is zodanig samengesteld dat de leden elkaar in hun expertise aanvullen en aan het principe van onafhankelijkheid en kritisch kunnen reflecteren is voldaan. Een eerste toets op onafhankelijkheid vindt plaats bij de benoeming van een lid van de RvT, dit wordt periodiek geëvalueerd. Nevenfuncties worden gemeld en getoetst aan mogelijke tegenstrijdigheid van belangen voordat deze aanvaard worden.

De aanstelling van leden van de RvT geschiedt voor een periode van vier jaar. Leden zijn hierna maximaal één keer herbenoembaar. In de werving- en selectieprocedure van leden van de RvT worden de RvB en medezeggenschap van de organisatie nauw betrokken.
De Governancecode Zorg vormt het kader voor het functioneren van de RvT. Met het aanvaarden van het lidmaatschap conformeren de leden zich hieraan, evenals aan de uitgangspunten zoals opgenomen in statuten en van toepassing zijnde reglementen van Cosis.

De RvT heeft onder andere als taak toezicht te houden op en te adviseren over: 

• het beleid van de Raad van Bestuur; 
• de algemene gang van zaken binnen de organisatie;  
• de strategische ontwikkelingen;  
• de financiële continuïteit;  
• de kwaliteit en veiligheid van de zorg;  
• de beheersing van de risico’s op het gebied van de bedrijfsvoering. 

Op al deze gebieden heeft de RvT zich in 2023 nauwgezet laten informeren. Dit krijgt vooral vorm in de vergaderingen met de RvB. Met de RvB zijn afspraken gemaakt over de aard, inhoud en frequentie van de informatievoorziening.

Naast de toezichthoudende taken vervult de RvT ook de werkgeversfunctie en is sparringpartner voor de RvB.

De RvT houdt toezicht vanuit het maatschappelijke doel van Cosis, verwoord in de missie, visie en kernwaarden en richt zich in haar rol als toezichthouder:·

• enerzijds op de maatschappelijke doelstelling van Cosis en de centrale positie van de cliënt en medewerker hierin; 
• anderzijds op de rol van Cosis in het noordelijke zorglandschap

Het resultaat van goed toezicht is dat Cosis:

• slaagt in haar doelstelling om kwetsbare mensen met een verstandelijke en/of psychische beperking te helpen grip te krijgen op hun leven;
• een financieel gezonde en goede werkgever is;
• een bijdrage levert aan de instandhouding én vernieuwing van het noordelijke zorglandschap waarin Cosis zich richt op constructieve samenwerking;
• de RvB de afgesproken doelen realiseert binnen de wettelijke en maatschappelijke kaders.

De RvT toetst op basis van deze criteria of de organisatie de in aanmerking komende belangen van betrokkenen in haar besluitvorming zorgvuldig en evenwichtig heeft afgewogen, ook vanuit het bredere maatschappelijke perspectief.

De stijl van toezicht kenmerkt zich door het vinden van de juiste balans tussen systeem- en menswaarden. Waarbij geldt dat de RvT controleert vanuit vertrouwen, waardeert wat goed gaat en in reflectie naar verbetering wil gaan.
De RvT is daarbij:

• scherp en kritisch;
• zelfbewust;
• agenda zettend;
• rolvast en rolbewust.

Jaarlijks beoordelen de leden van de RvT of er behoefte is aan verdere professionalisering en scholing, zowel individueel bekeken en als team. In ieder geval verdiept ieder lid zich in de ontwikkelingen van de zorg om zo de toezichthoudende rol professioneel en op een verantwoorde wijze in te kunnen blijven vullen.

Voor het volgen van opleidingen is een budget beschikbaar.

Leden van de RvT zijn allemaal lid van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg (NVTZ).De waarden vanuit het programma ‘Goed Toezicht’ van de NVTZ zijn dan ook op de RvT van toepassing. 

Evaluatie
Na iedere vergadering van de RvT wordt het eigen functioneren geëvalueerd. Hiertoe wordt uit eigen kring steeds een procesobservator benoemd.

Ieder lid van de RvT heeft per zittingstermijn twee keer een evaluatiegesprek met de Remuneratiecommissie (of een vervangend lid wanneer het een evaluatie met een lid van deze commissie betreft). In deze gesprekken wordt stil gestaan bij het functioneren van het lid.

Vanwege aantreden van de nieuwe voorzitter per 1 januari 2023 is ervoor gekozen om de in 2023 geplande zelfevaluatie onder externe begeleiding te verplaatsen naar begin 2024.

De RvT stelt jaarlijks de honorering vast en baseert zich daarbij op de WNT. De honorering van de leden is gebaseerd op de functie die ze in de RvT vervullen en de tijd die ze hieraan besteden. De verantwoording in het kader van de WNT is opgenomen in hoofdstuk 6.

Leden van de RvT kunnen gemaakte onkosten declareren volgens het algemeen vastgestelde beleid binnen Cosis.

Per 1 januari 2023 is een nieuwe voorzitter benoemd in de persoon van mevrouw Van Lente. Daarnaast is, als invulling van de vacature ontstaan door het vertrek van de heer Reekers (aftredend per 1 juni 2023 en niet herbenoembaar), per 1 juni 2023 de heer Kleinjan tot de RvT toegetreden. De RvT wil via deze weg de heer Reekers danken voor zijn inzet voor Cosis gedurende zijn achtjarige zittingstermijn.

De samenstelling, benoemingstermijnen en nevenfuncties van de RvT in 2023 vindt u in bijlage III.

De vergaderingen van de RvT zijn zo gepland dat na afloop van ieder kwartaal de kwartaalrapportages en –analyses besproken kunnen worden. Deze rapportages bevatten informatie over de kwaliteit en veiligheid van de zorg. Hierin wordt ook gerapporteerd over de financiële gegevens, exploitatiegegevens, beheersaspecten en informatie uit het risico- en kansenmanagement. Ook wordt de RvT door de RvB in de vergaderingen op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen binnen de organisatie en de strategische uitdagingen.

Alle leden van de RvT hebben toegang tot de stukken die worden (voor)besproken in de commissies (zie volgende paragraaf). Waar nodig worden onderwerpen vanuit de commissies geagendeerd in de vergadering van de RvT.

De RvT heeft in 2023 zes keer vergaderd. Bij deze vergaderingen is de RvB aanwezig.

Op basis van een vastgestelde jaarkalender worden deze vergaderingen door een agendacommissie voorbereid. Deze commissie bestaat uit de voorzitter en vicevoorzitter van de RvT, de leden van de RvB en de Bestuurssecretaris.

In 2023 heeft de RvT ter verdieping en inspiratie twee keer een themabijeenkomst georganiseerd. Hierin is met in- en externe gasten gesproken over specifieke onderwerpen. In de eerste bijeenkomst stond het thema Duurzaamheid en de rol van de toezichthouder centraal. Tijdens de tweede bijeenkomst werd de blik op de zorgverlening naar de toekomst toe gericht. Hierbij inzoomend op digitalisering en zorgvernieuwing.

De RvT vindt het belangrijk dat invloed van alle gremia op beleid en besluiten mogelijk is. Dat wordt gefaciliteerd door contact te houden met de verschillende medezeggenschapsorganen. Een vertegenwoordiging van de RvT woonde twee keer een overlegvergadering bij van de Ondernemingsraad met de RvB. Daarnaast is er één keer per jaar overleg met de Centrale Cliëntenraad.

De RvT heeft geconstateerd dat er sprake is van een goede interactie tussen medezeggenschap en RvB en dat er ruimte is voor een kritische noot.

Leden van de RvT bezoeken jaarlijks ook een aantal locaties van Cosis om zich een beeld te kunnen vormen van de zorg- en dienstverlening op locatie én de vragen waar medewerkers en cliënten tegen aanlopen. In de vergaderingen van de RvT worden de bevindingen gedeeld met de overige leden en de RvB.

De RvT kent drie commissies.

1. Remuneratiecommissie

De commissie heeft zich in 2023 beziggehouden met de procedure voor de benoeming van een lid RvT in het verslagjaar. Er is een eerste stap gezet om tot invulling te komen van twee vacatures die in 2024 ontstaan. Voorstellen voor de honorering van de RvT en de Raad van Bestuur zijn door de commissie voorbereid. Verder zijn functioneringsgesprekken gevoerd met de leden van de Raad van Bestuur, zowel individueel als collectief. Hiervoor heeft de commissie input opgehaald bij interne stakeholders. Dit komt voort uit de zienswijze van de RvT op de besturingsfilosofie van Cosis en gebeurde volgens een vastgestelde regeling en op basis van 360-graden feedback. De uitkomsten zijn gedeeld met de voltallige RvT.

2. Auditcommissie

De commissie heeft in het verslagjaar vier keer vergaderd. Bij alle vergaderingen was de RvB aanwezig. De jaarrekening Cosis 2022, het accountantsverslag en de managementletter zijn besproken. Dit in aanwezigheid van de externe accountant. Ook de begroting 2024 is in de commissie besproken. De commissie heeft op basis van haar bevindingen de RvT positief geadviseerd om tot besluitvorming van de voorgelegde stukken over te gaan.

Verder monitorde de commissie de voortgang en inhoud rondom de ICT-ontwikkelingen, het risicomanagement en het duurzaamheidsverslag binnen Cosis. De commissie is geïnformeerd over de vastgoedvisie in de gemeente Groningen.

Een voorstel gericht op de positionering van de Concern Controller en de invulling van het drie-lijnenmodel binnen Cosis is in de commissie besproken en met positief advies voorgelegd aan de RvT. De reguliere financiële rapportages zijn door de commissie voorbereid ten behoeve van de voltallige RvT.

3. Commissie Zorg, Kwaliteit en Veiligheid (ZKV)

De commissie adviseert en ondersteunt de RvT bij het adequaat uitvoeren van het toezicht op het terrein van de zorg, kwaliteit en veiligheid. De commissie heeft in 2023 twee keer vergaderd. Naast de reguliere rapportages gericht op de kwaliteit en veiligheid van de zorg, is het Kwaliteitsrapport Langdurige Zorg 2022 in de commissie besproken.

De commissie heeft gereflecteerd op de wijze hoe omgaat met hygiëne en preventie. Dit in aanvulling op een bezoek van de IGJ aan één van de locaties van Cosis.

Daarnaast heeft de commissie zich laten informeren over de uitvoering van de Wet Zorg en Dwang (WZD) binnen Cosis. Hierbij is specifiek ingezoomd op het spanningsveld tussen enerzijds de wettekst van de WZD enerzijds anderzijds de dilemma’s die dit in de dagelijkse praktijk met zich meebrengt.

In 2023 is er weer veel bereikt, vanuit een inhoudelijke strategische visie en een vol overtuiging gekozen koers. Cosis is een omvangrijke organisatie, met een hierbij passende dynamiek.

Dit heeft binnen de RvT de nadrukkelijke aandacht. Waarbij de RvT vooral blijft letten op de aansluiting met de hervormingsagenda’s op de verschillende beleidsterreinen. En, naar de toekomst toe, op de effecten van de verschillende zorgakkoorden. De stappen die daarin met ‘De beweging’ zijn gezet, worden door de RvT dan ook volledig onderschreven.

Zoals altijd blijven de (politieke) ontwikkelingen en bezuinigingen die op ons afkomen aandacht vragen. De RvT volgt de stappen die de RvB en de directie hierin zetten nauwgezet, en denkt hierbij vanuit de strategiekaders én de eigen visie op toezicht. De RvT blijft er op toezien hoe de organisatie de in gang gezette veranderingen tot uitvoer wil brengen én gaat borgen. Rekening houdend met thema’s als arbeidsmarkt, digitalisering en duurzaamheid zal de actualisering van ‘De beweging’ in 2024 een belangrijk bespreekpunt zijn.