1 Algemeen beleid

Over het jaar 2020 publiceren we de vierde jaarrapportage kwaliteit, volgens de richtlijnen van het kwaliteitskader 2017-2022 voor de langdurige zorg (WLZ). In deze jaarrapportage beschrijven we hoe we met vereende krachten de kwaliteit van onze zorg hoog wisten te houden, ondanks de invloed die corona op ons had.

Belangrijke onderwerpen hierin zijn:

Cliënten over Kwaliteit (CoK) is het kwantitatieve en kwalitatieve cliëntervaringsonderzoek binnen Cosis. In een cyclus die loopt van 1 oktober tot 30 september vragen wij cliënten, en waar nodig hun verwanten, hun mening te geven over een aantal onderwerpen.
Net als in 2019 geven cliënten aan tevreden te zijn over het contact met hun persoonlijk begeleider. Ze hebben vertrouwen in hun persoonlijk begeleider en vinden dat er rekening wordt gehouden met hun mening.
De meeste cliënten zijn tevreden over hun WDL-locatie en over hoe hun dagen op de dagbesteding er uitzien.
Er zijn ook verbeterpunten. Een aantal cliënten is minder tevreden over de personele bezetting en over de informatie over veranderingen. Ook eenzaamheid is een onderwerp dat werd genoemd. Dit is mogelijk versterkt door de Coronamaatregelen, waardoor cliënten minder contact konden hebben met voor hen belangrijke anderen.

We vinden het belangrijk de uitkomsten van de CoK-onderzoeken te bespreken in teams en cliëntenraden. In 2019 werd dit als verbeterpunt genoemd. We hebben in 2020 voor het eerst gebruikgemaakt van infographics om de uitkomsten te presenteren. Dat maakt het bespreken makkelijker. De infographics publiceren we ook op onze website. Cluster Wonen heeft een toolbox ontwikkeld met hulpmiddelen om de verbeterpunten vanuit de CoK-rapportage op locaties aan te pakken.

Cliënten bij Cosis hebben een geldig zorgplan binnen zes weken nadat de zorg start. De afspraak in Q4 is: 85% geldige zorgplannen. Organisatiebreed zitten we daar met 80% nog onder. Dit heeft onze volle aandacht.

Onze teams werken volgens acht vastgestelde basismethodieken. Op basis van het locatieprofiel en de cliëntpopulatie hebben we per locatie de basismethodiek gekozen die de beste ondersteuning geeft. De basismethodieken dragen zo bij aan een duidelijke en voorspelbare omgeving voor cliënten. En ze geven medewerkers handvatten in het bewust, doelgericht, planmatig en procesmatigondersteuning bieden aan cliënten en bij het invullen van het cliëntdossier.
De afgelopen jaren hebben we deze methodieken projectmatig geïmplementeerd in de organisatie. Hierbij was veel aandacht voor ondersteuning van de medewerkers op locaties. De komende jaren blijven we het werken met de methodieken actief ondersteunen en hebben we expliciet aandacht voor doorontwikkeling en borging.

‘Wij gaan in gesprek in de driehoek en daarbuiten’ zo staat het in De bedoeling. Werken met basismethodieken is hierbij ondersteunend. Daarnaast bieden we verschillende instrumenten en trainingen die ondersteuning bieden, zoals driehoekskunde, de triadekaart en de netwerkcirkel.

Op 9 maart 2019 is het Groninger ZorgAkkoord (GZA) gesloten. Dat is een akkoord tussen de ministers van VWS, BZK, EZK, een groot aantal gemeenten, zorgorganisaties waaronder Cosis, woningcorporaties, zorgkantoren en de provincie. Het doel ervan is om ook in de toekomst voor de Groningers in het aardbevingsgebied dichtbij huis kwalitatief goede zorg en begeleiding te hebben en te houden.
Deze ambitie reikt veel verder dan alleen het veilig maken van zorggebouwen. De scheuren in stenen door aardbevingen bieden inmiddels mogelijkheden om de zorg en ondersteuning in het aardbevingsgebied te verbeteren en toekomstbestendig te maken.
Wij zijn met acht woonvoorzieningen en drie WDL-locaties ruim vertegenwoordigd in het aardbevingsgebied. Passend bij De bedoeling dragen we bij aan de noodzakelijke toekomstbestendige zorg en begeleiding aan mensen met een verstandelijke of psychische beperking. Een veilige en innovatieve zorginfrastructuur en een verbeterde en efficiënte structuur van ondersteuning: dat moet uiteindelijk het resultaat zijn van de inzet en samenwerking. Zodat we onze cliënten nu en in de toekomst passende, bereikbare en betaalbare zorg kunnen bieden in het bevingsgebied.

Sinds 2019 maken we gebruik van het elektronisch cliëntdossier ONS. Begeleiders zijn hierin uitgebreid geschoold. Om kennis te onderhouden en het gebruik van ONS te optimaliseren, zijn in 2020 vooral e-learningmodules ingezet. Voor 2021 zijn borging en doorontwikkeling belangrijke aandachtspunten.

CarenZorgt is het klantportaal dat bij ONS hoort. Hierin kan de cliënt onder meer rapportages makkelijk lezen en het dossier inzien. Het gegeven dat cliënten de rapportages nu makkelijker kunnen lezen, zorgt soms voor dilemma’s bij begeleiders. Wij vinden het belangrijk om daarover in gesprek te blijven met elkaar.

Sinds 1 januari 2020 is de Wet zorg en dwang (Wzd) een feit. Daarbij hoort onder andere dat cliënten en verwanten gebruik kunnen maken van een externe cliëntvertrouwenspersoon. Hier kunnen zij terecht met vragen over onvrijwillige zorg. Bij ons zijn dat twee cliëntvertrouwenspersonen vanuit Quasir. Deze organisatie doet in opdracht van de Zorgkantoren Menzis en Zilveren Kruis de cliëntondersteuning in het kader van deze wet.
De Wzd-cliëntvertrouwenspersonen hebben in 2020 in totaal 10 meldingen gekregen. Deze waren gericht op het krijgen van informatie, uiten van onvrede en een klacht. De vragen en uitingen van onvrede gingen vooral over de zorg en de begeleiding. De bekendheid van de Wzd-functionaris bij cliënten is nog minimaal. Dit komt onder meer doordat ze locaties niet kunnen bezoeken vanwege corona.

In 2020 hebben we vol ingezet op het doorontwikkelen van managementinformatie. Er is vooral op hoofdlijnen gerapporteerd, zodat direct helder is welke zaken goed gaan en welke aandacht vragen. Ook hebben we in 2020 de informatie ingericht op de nieuwgevormde clusters. Daarnaast hadden we aandacht voor het op tijd aanleveren van de managementinformatie: dat wilden we borgen. Alle rapportages zijn in 2020 op de deadline opgeleverd. We wilden de oplevering ten opzichte van 2019 versnellen en dat is dus gelukt.
In het laatste kwartaal van 2020 startten we een project om begin 2021 een nieuw managementinformatiepakket breder uit te rollen in de organisatie. Teams moeten deze ook kunnen gebruiken.

Wij willen cliënten een veilige omgeving bieden om te leven en te werken. Daarvoor hebben we een veiligheidsstructuur gecreëerd en vastgelegd in ons veiligheidsbeleid. Er zijn veiligheidscommissies, gekoppeld aan de organisatorische clusters. Zij houden trends in incidentmeldingen bij en geven managementinformatie.
De huidige dossiers van de veiligheidscommissies zijn: medisch beleid, (on)vrijwillige zorg, preventie seksueel misbruik, suïcidaliteit, agressie en sociale veiligheid, brandveiligheid en crisisorganisatie en opschaling.
Melden van incidenten is een cruciaal onderdeel van het veiligheidssysteem. Incidenten worden gemeld en besproken, zowel met de betrokkenen als met de teams. De decentrale veiligheidscommissies ondersteunen de teams hierbij.
De meeste meldingen gaan over incidenten rondom agressie en medicatie.

Opvallend in 2020 is dat er bij Ambulant en KJG gemiddeld een daling te zien is van het aantal incidenten. Als mogelijke oorzaken wordt de gedeeltelijke sluiting van WDL-locaties genoemd. Minder directe contacten, minder cliënten en kleinere groepen lijken te zorgen voor minder incidenten.
Bij Wonen zagen we een daling van het aantal incidenten door het jaar heen. Bij een deel van de Wonen cliënten werkt de rust die de lockdown veroorzaakt goed. Een ander deel kan niet goed omgaan met de veranderingen en is daardoor juist meer betrokken bij incidenten.
Inzichten die we goed kunnen gebruiken om de kwaliteit van zorg te optimaliseren.

Ernstige incidenten worden bij ons onderzocht door incidentenonderzoekers die daarvoor zijn opgeleid. Het gaat hierbij om calamiteiten en geweld in de zorgrelatie. In 2020 zijn 17 van deze incidentonderzoeken gedaan. In 2 situaties is melding gedaan bij de IGJ. De IGJ heeft die onderzoeken officieel afgerond. Dat wil zeggen dat het Cosisonderzoek geen aanleiding gaf tot verder onderzoek van de IGJ.

Ook deden we drie meldingen aan de calamiteitentoezichthouder van de gemeente.
Na intern onderzoek bleek dat de incidenten niet zijn ontstaan door een tekort in de zorg en dienstverlening. De gemeenten en de IGJ onderschreven die conclusie.

De interne audits leveren belangrijke informatie over de kwaliteit van veiligheid en zorg.
Bij het intern auditen maken wij onderscheid in kwaliteitsaudits (processen en zorginhoudelijke thema’s) en administratieve audits (productieverantwoording en financieel administratieve audits).
Uit de interne audits in 2020 blijkt dat er over het algemeen voldoende aandacht is voor ontruimingsoefeningen, HACCP-kwaliteit en RI&E. Risico’s worden gevonden op opvolging van incidentmeldingen, medicatieveiligheid en registratie en evaluatie van onvrijwillige zorg.
De uitkomsten worden besproken met de locaties, clusterdirecteuren en Raad van Bestuur (RvB).

De externe audit is op verzoek van certificeerder DEKRA uitgesteld en heeft plaatsgevonden in het voorjaar van 2021. Op dit moment is bekend dat wij onze ISO-certificering houden.

Om cliënten meer grip te laten krijgen op hun leven is het belangrijk dat ze omringd worden door vakbekwame professionals. Bij alles wat we doen, moeten we de afweging maken in hoeverre dit bijdraagt aan meer regie bij de cliënt.

We investeren in het zelf opleiden van professionals. Jaarlijks starten verschillende gedragswetenschappers binnen Cosis met de opleiding Gezondheidszorgpsycholoog (GZ-opleiding) en Orthopedagoog Generalist (OG-opleiding). In 2020 heeft de RvB het opleidingsbeleid hiervoor vastgesteld. Het PPO (Postmasteropleidingen binnen Psychologie en Orthopedagogiek) heeft het proces om te komen tot goedkeuring van ons opleidingsplan vrijwel afgerond, net als het proces voor de formele erkenning voor praktijkopleidersinstelling.

De hoofdopleiders van GZ en OG zijn tevreden over de vormgeving van het opleidingsteam en de ontwikkeling naar breed opleiden, zowel binnen Cosis als met externe partners. Ze kijken ook of wij hierin als voorbeeld kunnen dienen.
De Registratiecommissie Geneeskundig Specialisten (RGS) Cosis erkend als opleidingsinrichting en opleider ten behoeve van de opleiding tot Arts Verstandelijk Gehandicapten.

In 2020 heeft het gebruik van beeldzorg een grote vlucht genomen binnen Cosis. Ambulante begeleiding en vergaderen gaan vanwege corona vooral via beeldbellen. We maken daarvoor gebruik van Mobiléa en MS Teams. Een speciaal ondersteuningsteam en aanspreekpunten binnen teams helpen medewerkers hierbij. We willen het gebruik van beeldzorg, naast face-to-facecontacten, ook na versoepeling van de coronamaatregelen continueren.
Een tiental cliënten heeft deelgenomen aan GroVR. GroVr is een virtueel programma dat mensen met een lichte verstandelijke beperking leert om te gaan met hun agressie. Het is een nieuwe behandelvorm binnen Cosis, waarin we gebruikmaken van een VR-bril (Virtual Reality). Deze ontwikkelen we samen met het UMCG. Ook hebben we VR-filmpjes ontwikkeld en toegepast in trainingen van medewerkers in herstel ondersteunende zorg.
Tenslotte zijn in de expertisecentra van het cluster Kind Jeugd Gezin verschillende digitale hulpmiddelen getest en zijn de ervaringen daarmee breed gedeeld. De robotkat en –hond bleken verrassend eenvoudig en in veel situaties inzetbaar. Inmiddels zetten alle groepen deze robot in.

We werken met kenniskringen. Dat zijn multidisciplinair samengestelde groepen vaklieden die over een specifiek thema of een doelgroep kennis uitwisselen binnen Cosis. Daarbij gaat het over welke kennis medewerkers nodig hebben om de zorg/begeleiding goed uit te voeren en/of te verbeteren. Er zijn kenniskringen rond persona’s en thema’s. In 2020 hebben we de kenniskringen geëvalueerd: zijn deze thema’s en persona’s nog steeds de juiste en is het middel kenniskring hier het best passend voor? Dat heeft ertoe geleid dat er enkele kenniskringen zijn gestopt. De andere hebben met hun opdrachtgever de doelen bepaald waaraan zij gaan werken de komende tijd.

Met behulp van onderzoek vergroten we onze kennis over mensen met een verstandelijke beperking of psychiatrische aandoening. Zo dragen we bij aan het vakmanschap van onze medewerkers, aan de kwaliteit van bestaan van onze cliënten en aan het aanjagen en onderbouwen van innovaties.
We brengen sinds een aantal jaren meer focus en samenhang aan in onderzoek. Dat doen we onder meer met behulp van een onderzoekscommissie en vanaf 2020 ook met een KIO-(Kennis, Innovatie en Onderzoek)commissie en KIO-raad. Kenniskringen, onderzoek en (zorg)praktijk werken zo samen aan innovatie.
Hierbij past dat we steeds gerichter aansluiten bij externe onderzoeken en samenwerkingsverbanden rond kennisinstituten. We doen onder andere mee aan de Innovatiewerkplaats Active Ageing van mensen met een verstandelijke beperking en aan de Innovatiewerkplaats Ervaringsdeskundigheid van de Hanzehogeschool en het lectoraat Weerbaarheid van de faculteit Social Works and Arts Therapies van de Hogeschool Stenden.
In 2020 startten we met het opzetten van een poule van Cosisonderzoekers, die volop in de dagelijkse zorg staan.
Op verzoek van de kenniskring kinderen met een verstandelijke beperking en/of ontwikkelingsvragen heeft deze poule een literatuurscan gedaan naar de invloed van het digitale tijdperk op de opvoeding en ontwikkeling van het jonge kind. En op verzoek van het locatiehoofd gezinshuizen deed de poule onderzoek naar een theoretisch onderbouwd afwegingskader voor het type verblijfsvorm. Zo leggen we een directe link tussen onderzoek en praktijk.

Ervaringsdeskundigheid zien we als een belangrijke derde en onmisbare bron van kennis, naast wetenschappelijke en praktijkkennis. Deze bron willen we voor zowel Beschermd Wonen als de LVB structureel toevoegen aan de zorg voor cliënten. Het hele thema ervaringsdeskundigheid valt onder de directeur van het cluster Ambulant. Binnen Beschermd Wonen zetten we al jaren ervaringsdeskundigen in om cliënten te ondersteunen bij hun herstel. In 2020 is een coach aangesteld voor professionele begeleiding in hun rollen, taken en verantwoordelijkheden. Daarnaast zijn er sinds 2019 elf ervaringsdeskundigen (ED-ers) LVB binnen en buiten Cosis aan het werk. Zij voeren onder andere opdrachten uit binnen de Hanzehogeschool en bereiden workshops voor over thema’s als bejegening en pesten.
In 2021 start het nieuwe programma Ervaringsdeskundigheid. Daarmee willen we de activiteiten van ED-ers GGZ en LVB, elk vanuit hun eigen perspectief, voortzetten en uitbouwen.

Als cliënten of verwanten ontevreden zijn over onze dienstverlening bespreken ze dat in eerste instantie met de betrokken persoonlijk begeleider en/of leidinggevende. Ook kunnen ze ondersteuning vragen van onze twee cliëntvertrouwenspersonen. Vaak wordt dan al veel opgehelderd en rechtgezet, waardoor het niet hoeft te komen tot het indienen van een officiële klacht.
In situaties waarin gedwongen zorg aan de orde is, kunnen cliënten en verwanten daarnaast een beroep doen op de twee cliëntvertrouwenspersonen van Quasir.

Als iemand toch een klacht wil indienen, kan dat bij onze Klachtenfunctionaris. Hiermee volgen we de Wet Kwaliteit, Klachten en Geschillen Zorg. De Klachtenfunctionaris zorgt ervoor dat we de klacht op de juiste manier afhandelen. Klachten konden in 2020 ook nog worden ingediend bij de Interprovinciale Klachten Commissie (IPKC) Groningen/Drenthe. Deze samenwerking is beëindigd per 31 december 2020. Als een klacht niet naar tevredenheid van de klager is afgehandeld, kan hij/zij een beroep doen op de landelijke Geschillencommissie.

De Klachtenfunctionaris heeft een jaarverslag opgesteld over 2020. In totaal zijn er 102 klachten ingediend: 50 door cliënten, 37 door verwanten en 15 door derden. Derden zijn vooral buren van locaties of van cliënten.
De meeste klachten van cliënten en verwanten gaan over de aard en inhoud van de zorgverlening. Daarna komen klachten die te maken hebben met Coronamaatregelen. Cliënten hebben 15 van deze klachten ingediend en verwanten 10. Het gaat hierbij meestal om klachten over de beperkende maatregelen, bijvoorbeeld bezoekregeling, quarantaineregels of dagbesteding in de woonlocatie. Derden klaagden vooral over overlast, net als in 2019.
In 2020 is 92% van de klachten tijdig, dus binnen 6 weken, afgehandeld. Bij de overige 8% waren er vervolggesprekken nodig die we niet binnen 6 weken konden afhandelen.
Bij een van de klachten hebben we bemiddeling van de IPKC ingeschakeld. Er zijn in 2020 geen klachten over Cosis bij de IPKC binnengekomen. Wel liep er nog een bemiddelingstraject vanuit 2019 door in 2020.

Ook binnen de afdeling HR stond Covid-19 het afgelopen jaar centraal. Om de gevolgen van het virus voor onze medewerkers in zo goed mogelijke banen te leiden, hebben we vooral vanuit Arbo en ook vanuit andere disciplines veel activiteiten verricht. Zo waren we onder andere actief betrokken bij de crisisteams, matchten we vraag en aanbod van personeel en informeerden we partijen over arbeidsrechtelijke vraagstukken. Binnen zeer korte tijd hebben we onze kennis moeten aanwenden om deze pandemie het hoofd te bieden. Het was (en is) een aanzienlijke uitdaging.
Daarnaast zijn 8 tot 10 medewerkers meerdere weken ingezet op locatie, om de zorg- en dienstverlening aan cliënten voort te kunnen zetten. Dit heeft geleid tot een verfrist perspectief op de afdeling. We hebben opnieuw ervaren hoe we als HR effectief kunnen bijdragen aan de zorg voor cliënten, namelijk door de medewerker zo goed mogelijk te faciliteren.

In het voorjaar hebben we samen met de interne stakeholders de HR-strategie opgemaakt. Daarin benadrukken we nogmaals het belang van goed werkgeverschap. We hebben interne en externe ontwikkelingen in kaart gebracht en de volgende doelstelling geformuleerd:
Over 5 jaar beveelt onze professional Cosis bij iedereen aan;
CosisProfessionals voelen zich gewaardeerd en toegerust zodat zij Groningen en Drenthe toegankelijk en vriendelijk maken voor mensen met een beperking die hierdoor grip hebben op hun eigen leven en gewoon meedoen aan de maatschappij.

Met het oog op de krapper wordende arbeidsmarkt, de stijgende zorgkosten en de vergrijzing bij medewerkers, cliënten en mantelzorgers, hebben we verdeeld over 3 tijdsvakken onze weg naar de nieuwe medewerker uiteengezet in onze HR-strategie. Daarbij staat grip op de loopbaan centraal in combinatie met presteren met plezier.

We willen een goede en aantrekkelijke werkgever zijn, die flink investeert in medewerkers en hun ontwikkeling. We geven medewerkers de ruimte om hun vakmanschap verder te ontwikkelen, grip te krijgen op hun loopbaan en daarmee hun duurzame inzetbaarheid te bevorderen. Zo blijven medewerkers ‘fit’ voor hun werk.
In 2020 hebben we daartoe het (online) leeraanbod vergroot met moderne leermethoden en ondersteuning van een digitale leeromgeving. Ook in coronatijd hebben we via deze route bij kunnen dragen aan de vakbekwaamheid van onze professionals. Gedurende de lockdown hebben leidinggevenden hun medewerkers nadrukkelijk gewezen op de mogelijkheid om beschikbare werkuren (door bijvoorbeeld de tijdelijke sluiting van een locatie) te gebruiken voor kennisontwikkeling. In Pynter hebben we gemeten dat gedurende de lockdown het aantal gebruikers en afgeronde e-learnings toenam.
In 2020 zijn de vervolgstappen gezet voor de inrichting van de CosisAcademie, nadat in 2019 is besloten om deze op te zetten. De doelstelling van de CosisAcademie is om alle initiatieven op het vlak van leren en ontwikkelen binnen Cosis te bundelen en aan te bieden vanuit 1 loket. En om opleidingsactiviteiten meer in samenhang te ontwikkelen voor de diverse doelgroepen (medewerkers, vrijwilligers en cliënten).
Een van de pijlers van de CosisAcademie is het gebruik van digitale middelen. We zien dat deze steeds belangrijker worden in de wereld om ons heen en ook in de zorg. Vanuit de CosisAcademie besteden we extra aandacht aan de digitale vaardigheden van medewerkers en gaan we begin 2021 digicoaches inzetten die medewerkers gaan helpen digivaardiger te worden in hun werk. Hoe digivaardiger de medewerker is, hoe makkelijker hij de weg vindt in de digitale wereld en hoe meer tijd hij overhoudt voor cliënten.

Verder zijn er stappen gezet in het onderdeel ‘praktijkgestuurd leren’. Deze samenwerking met De Zijlen & ’s Heeren Loo, Noorderpoort en Alfa-college in Groningen krijgt steeds meer vorm en wordt inmiddels door 19 medewerkers-in-opleiding gevolgd. Naar verwachting verdubbelt dit aantal in 2021. Praktijkgestuurd leren is een moderne manier van opleiden, waarbij het onderwijs de leervragen van de student volgt. De leervraag komt voort uit de hulpvraag van de cliënt van de student. De student stelt zelf zijn lesprogramma samen en heeft hiermee regie over de volgorde van de lesinhoud en het tempo van de opleiding.

In september 2020 hebben we een organisatiebreed medewerkersbelevingsonderzoek (MBO) gehouden. In totaal hebben 2.292 medewerkers meegedaan aan het onderzoek. Dit is 56,7% van het totale aantal medewerkers. Hiermee lag de respons 10% hoger dan bij het vorige onderzoek in 2018.
Het onderzoek gaf inzicht in de punten die medewerkers als positief ervaren en in verbeterpunten.
Als positieve punten werden genoemd:

• collega’s (genoemd door 62,2%)
• samenwerking (32,4%)
• klantgerichtheid (32%).

 Als verbeterpunten:

• communicatie (41,7%)
• middelen en systemen (31,8%)
• arbeidsomstandigheden (21,9%).

De resultaten op teamniveau worden per team uitgebreid besproken. Per team worden 3 trots- en 3 verbeterpunten vastgesteld en wordt een plan van aanpak gemaakt om hiermee aan de slag te gaan. In de Balanced Scorecard volgen we de vorderingen hierop.

De pandemie heeft in 2020 enorme effecten gehad op de arbeidsomstandigheden binnen de locaties en de (ondersteunende) afdelingen. Dit effect is terug te zien in de output van de afdeling Arbo. Veel inzet stond in het teken van veilig werken ten tijde van corona. Naast het beantwoorden van alle vragen over persoonlijke beschermingsmiddelen en (on)mogelijkheden omtrent inzet van medewerkers hebben we mede richting gegeven aan de uitvoering van landelijke besluitvorming en de interne vertaling hiervan.

We maken ons ernstig zorgen over het hoge verzuim en hebben dan ook ingezet op betere ondersteuning van verzuimbegeleiding. In 2020 zijn we gestart met een nieuwe arbodienstverlener: Verzuimweg. Samen met hen hebben we een nadere analyse gemaakt van het verzuim binnen onze organisatie. Op basis van deze analyse is per cluster een plan van aanpak opgesteld met acties gericht op verzuimreductie. In april 2020 vulden we de functie van adviseur Inzetbaarheid opnieuw in. Vanuit deze functie wordt zowel de providerboog als de communicatie en afstemming gecoördineerd tussen de partijen die bij verzuimreductie betrokken zijn. In 2020 hebben we actief ingezet op kennis vergrotende interventies, zowel extern via Falke en Verbaan als intern vanuit betrokken afdelingen.

Binnen het Cosis Loopbaan Centrum hebben we fors ingezet op het professionaliseren van de recruitmentactiviteiten. Ook zijn we gestart met een voorselectie van geschikte externe kandidaten met als doel vacatures vlot te kunnen voorzien van de juiste persoon. Eerder vroegen we externe kandidaten met interesse in Cosis gericht te solliciteren op een vacature. Door deze beweging hebben we nu eerder contact met potentiële kandidaten en inzage in de mogelijkheden binnen onze organisatie.
Richting interne medewerkers hebben we in de loopbaanadvisering de focus gelegd op regie bij de medewerker: vrijwillige mobiliteit is een kans voor iedereen. Om deze kansen inzichtelijk te maken, hebben we de mogelijke loopbaanpaden uitgewerkt.

In 2020 is het besluit genomen om per 2021 het Flexbureau Cosisbreed te laten opereren. Deze dienst werd tot nu toe alleen in de provincie Groningen verleend. In de provincie Drenthe was een aantal kleine lokale initiatieven aanwezig voor flexkrachten. Met de komst van een organisatiebreed Flexbureau kunnen we nog beter en breder anticiperen op de vraag naar flexibel inzetbare medewerkers. Het Flexbureau biedt mooie oplossingen bij personele problemen, zeker nu deze door de pandemie regelmatiger ontstaan. Het besmettingsrisico had echter ook een beperkend effect op de inzetbaarheid van de flexkrachten.

De nieuwe clustervorming heeft binnen HR Advies een nieuwe dynamiek teweeggebracht. In praktische zin zijn de clusters opnieuw ingedeeld en is er een andere werkverdeling aangebracht om voldoende HR-bezetting te hebben binnen de nieuwe clusters. De nieuwe clusterindeling bracht ook een andere samenstelling van leidinggevenden met zich mee. Daarom heeft HR Advies geïnvesteerd in het neerzetten van een goed HR-klimaat op alle locaties, samen met de leidinggevende.

Het starten met een nieuwe arbodienstverlener leidde tot veel werk. De overdracht van dossiers, de (her)inrichting van verzuimprocessen en -systemen heeft zeker in het eerste kwartaal tijd en aandacht gevraagd. Het al hoge verzuim en de uitbraak van Covid-19 hebben de nadruk nog meer op dit dossier gelegd. Met de inzet van een externe verzuimadviseur zijn de lopende, langdurige verzuimdossiers getoetst op de Wet verbetering poortwachter. Dat had als doel naast het correct doorlopen van de verzuimprocedure ook medewerkers zo goed mogelijk te begeleiden bij het terugkeren naar werk (waar mogelijk).

HR Advies heeft samen met HR Beleid en het Cosis Loopbaan Centrum stappen gezet om het herplaatsbeleid te herzien. De eerste stap was het stopzetten van de categorie ‘vrijwillige mobiliteit’. Deze categorie medewerkers met een loopbaanwens had een voorrangspositie op de ‘normale’ medewerker bij vrijgekomen formatieruimte. Deze voorrangspositie gaf echter te weinig resultaat en leidde tot een afwachtende reactie en bureaucratie in plaats van tot de gewenste actieve houding. Met het laten vervallen van deze categorie hebben we meer transparantie onder alle medewerkers gerealiseerd en kan iedereen zelf in beweging komen als daartoe een wens bestaat. In 2021 praten we samen met de OR door over een verdere aanpassing van het herplaatsbeleid, die past bij het gedachtengoed van Cosis en de bijbehorende wet- en regelgeving.

Tot slot zijn de HR-adviseurs nauw betrokken geweest bij de harmonisatie van het functiehuis primaire zorg en de ondersteunende functies in de primaire zorg. Hierbij hebben ongeveer 4.000 medewerkers aan het einde van 2019 een nieuwe functie aangeboden gekregen. Naast het adviseren van leidinggevenden bij het aanbiedingsproces is er ondersteuning geboden bij de bezwaarprocedure, namelijk bij het opstellen van de verweerschriften en het bijwonen van (online) zittingen. Dit heeft veel tijd en energie gevraagd van iedereen die hierbij betrokken was.
Ongeveer 10% van de medewerkers heeft een bezwaar ingediend. In totaal hebben er in de periode januari 2020 tot maart 2021 118 zittingen plaatsgevonden, waarvan 22 ter behandeling van bezwaren op de indeling.